防災備蓄品の準備で企業が抱えがちな悩みと
解決するためのポイント
毎年のように災害が発生している日本において、企業は従業員の命を守るために防災備蓄品の準備をしておかなければなりません。しかし、準備に当たってはさまざまな悩みを抱えるケースも多く、解決方法が分からない担当者も存在します。今回の記事では、防災備蓄品の準備や管理における悩みと、具体的な解決方法などを解説します。
なお、より詳細な情報は、お役立ち資料「防災担当者必見！実態調査から見えた、企業における防災備蓄の現状と課題」でご案内しておりますので、是非こちらもご確認ください。
企業に必要な防災備蓄品とは？
企業が準備しておくべき防災備蓄品は業種によって少し異なりますが、一般的なオフィスの場合は主に以下のものが挙げられます。
- 保存水
- 非常用食料
- 非常用トイレ
- 毛布
- ラジオ・懐中電灯
- 発電機・蓄電池などの非常用電源
- 衛生用品 など
従業員の人数が多ければ多いほど、大量の防災備蓄品を準備しておかなければなりません。注意しておきたいのは、正社員やパート、アルバイトなど、雇用形態にかかわらず職場で働く人数分を確保しておく必要があるということです。企業によっては、自社が雇用主ではない出向社員や派遣社員などが働いているケースもあるでしょう。その場合も、自社の雇用ではないからといった理由で人数から除外してしまってはいけません。災害が発生した際に全員に防災備蓄品が行き渡らず命に関わることも考えられますし、場合によっては、企業が守らなければいけない安全配慮義務に違反していると見なされる可能性もあります。ただし、状況の変化があった場合は、適宜適正数量の見直しも必要です。例えば、今なら新型コロナウイルスの影響によりテレワークが推奨されている企業では、通常よりも出社率が下がっているのではないでしょうか。そのような場合は、まずは備蓄量の算定基準を決めることが重要となります。防災備蓄品の必要量について詳しくは、「企業における防災備蓄品‐必要量の目安と選定のポイントは？」をご参照ください。
企業の防災備蓄品に関するよくある悩み
防災備蓄品の管理業務に携わる担当者のなかには、さまざまな悩みを抱く人も少なくありません。よく聞かれる悩みを3つ紹介します。
▶適正量が分からない
防災備蓄品として準備すべき適正量が分からず、不足するよりは良いと過剰に用意してしまうケースがあります。防災備蓄品は日常的に使用するものではないため、しっかりと備蓄をしようとすると、保管スペースの確保が必要になってきます。ある程度のボリュームが出てくるので、備蓄量を考える際には、同時に保管スペースについても考える必要があります。
保管スペースについては、「【企業担当者必見！】防災備蓄品の適切な保管場所と保管の注意点」や「防災備蓄品の置き場所はどう確保する？オフィススペースの活用法を紹介」といった記事でも解説しております。
▶賞味期限・消費期限の管理が面倒
防災備蓄品の飲料や食料は長期保存が可能なものが多いものの、当然賞味期限・消費期限などが定められています。日ごろから適正に管理ができていないと、万が一災害が発生した際に、期限が切れていて、食べれない・使えないということにもなりかねません。
▶複数拠点で個別に管理しなければならない
本社だけでなく支社や営業所などが点在している場合、拠点ごとに防災備蓄品を用意しなければなりません。備品購入や在庫管理を本社での一括対応としている場合、実在庫と管理データに乖離が起きてしまうケースも多くあります。
防災備蓄品を適切に管理するために企業が押さえておきたいポイント
上記で挙げた防災備蓄品に関する悩みを解決するために、企業の担当者はどのようなポイントに注意すべきなのでしょうか。
▶従業員の人数に応じて適正量を把握する
正社員だけでなく、パートやアルバイト、派遣社員なども含めて、自社で働く従業員が何名いるかを把握し、防災備蓄品の品目ごとに確保すべき必要な量を調べておきましょう。従業員の入社によって増える場合もあるため、あらかじめ少し余裕を持たせておくことをおすすめします。また、従業員以外にも取引先や顧客などの訪問が多い企業では、来客用として余分に確保しておくとより安心です。
▶防災備蓄品の定期的な棚卸作業を行う
半年または1年といった決まったタイミングで、防災備蓄品の棚卸作業を実施しましょう。このとき、賞味期限・消費期限や使用期限が近いものは社員への配布や、フードバンクへの寄付などを検討・実施し、新たな備蓄品との入替を行いましょう。また、倉庫に防災備蓄品を収納する際には、賞味期限・消費期限や使用期限ごとにまとめておくと棚卸もしやすくなります。「非常食の賞味期限はどのくらい？企業での適切な管理方法も紹介」もあわせてご一読ください。
▶拠点ごとの在庫や使用期限などをまとめておく
支社や営業所など複数拠点がある企業においては、防災備蓄品の品目や賞味期限・消費期限、使用期限についてまとめたリストを、本社など1拠点で管理するのがおすすめです。棚卸作業のタイミングが近づいたら拠点担当者へ連絡したうえで、賞味期限・消費期限や使用期限が近い品目を確認して消費するよう指示します。なお、消費の方法としては社員へ配布する以外に、生活困窮者や福祉施設、児童養護施設などへ届けてくれる団体へ寄付する方法もあります。ひとつの選択肢として検討するのもいいかもしれません。
管理については、「備蓄品管理はなぜ重要？管理を効率化するためのポイントと手法とは」で詳しく解説しています。
忙しく余裕がない場合は防災備蓄用品管理代行サービスの活用も視野に
総務や人事など、防災備蓄品を管理する部署に十分な人手が確保できる企業であれば、今回紹介したポイントを参考に、ぜひスムーズな防災備蓄管理を目指してください。しかし、人手不足でそのような余裕がない、ほかの業務に忙しくそこに労力を割きにくい……そんな場合もあるでしょう。そんなときは、防災備蓄用品管理代行サービスの活用をご検討ください。従業員の人数に応じて必要量の防災備蓄品を準備できるほか、面倒な棚卸作業や賞味期限・消費期限・使用期限の管理を丸ごとアウトソーシングいただけます。
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