備蓄品管理はなぜ重要？
管理を効率化するためのポイントと手法とは
BCPの一環として、非常食や保存水といった防災備蓄品の準備を進めている企業も多いのではないでしょうか。その一方で、「備蓄品は用意したものの、それらの在庫や期限管理に手間がかかり困っている」という課題を抱えている企業もあります。
そこで本記事では、備蓄品の管理はなぜ重要なのかを解説するとともに、管理を効率化するためのポイントや具体的な手法も紹介します。
なお、備蓄品管理のポイントについては、お役立ち資料「企業における防災備蓄品の効率的な管理・運用方法とは」でも解説しています。併せてご確認ください。
備蓄品の管理の必要性と課題
いざというとき社員の安全や健康を守るため、また、できる限り早く復旧するためにも、防災備蓄品の準備・管理は企業にとって重要です。まずは自社に必要な備蓄品の種類や品目、数量を把握し、準備しておかなければなりません。「企業における防災備蓄品‐必要量の目安と選定のポイントは？」や「防災備蓄品の準備で企業が抱えがちな悩みと解決するためのポイント」などをご参考にしていただくと、必要なものや数量を把握できます。一方、必要なものと数量がそろっている場合でも、「どこに保管してあるのか」「使用期限や賞味期限が切れていないか」といったことが正確に把握できていないなど、備蓄品の管理に課題を感じている企業も少なくないようです。備蓄品が適切に管理できていないと、いざというときに使うことができず、社員の健康や、場合によっては生死を左右することも考えられるのです。備蓄品を準備しておくだけでなく、いざというときのために日ごろから正しく管理しておく必要があります。
備蓄品の管理でよくある課題
備蓄品の管理では、以下のような課題を抱えるケースが少なくありません。
- 備蓄品の種類と量が多く管理に手間がかかる
- 使用期限・賞味期限がバラバラで管理が大変
- 複数拠点での備蓄品管理に手間がかかる
- 管理用ツールのコストが高額で導入が難しい
特に企業規模が大きくなると、全国各地に支社や営業所、店舗などが点在していることもあります。そうなると、備蓄品は各拠点に配備しておかなくてはなりません。しかし、拠点数が多くなるほど管理の手間がかかり、気付いたときには使用期限や賞味期限が切れていたということも起こりうるでしょう。備蓄品を管理するための専用ツールもありますが、コストが高額で導入に至っていない企業も少なくありません。
備蓄品の管理において重要なポイント
上記の課題を解決するために、備蓄品の管理にあたってはどのようなポイントに注意すべきなのでしょうか。
▶運用体制の整備
備蓄品の管理においては、「どの部署の」「誰が」備蓄品の管理を行うのか、運用体制を整備し、共有しておくことが重要です。それができていないと、備蓄品をどこに保管しているのか分からなくなったり、使用期限や賞味期限が過ぎた備蓄品が増えたりして、いざというときに役に立たない可能性があります。
▶マニュアルの作成
運用体制の整備と同様に重要なのが、備蓄品の管理方法やルールを策定し、マニュアルに記載しておくことです。マニュアル化することで、備蓄品の管理者が異動になったとしてもスムーズな引き継ぎができます。備蓄品の管理方法に限らず、防災に関してはマニュアルを作成しておくと安心です。防災マニュアルの作成に関しては「防災マニュアルはどのように作る？取り入れるべき内容や作り方のポイント」や「BCPマニュアル作成のポイントは？マニュアルが必要な理由と活用方法も紹介」をご参照ください。
備蓄品管理の具体的な手法
備蓄品の管理にあたっては、具体的にどのような手法があるのでしょうか。
▶拠点ごとに管理者を決めておく
備蓄品は各拠点に必要量を配備しておかなければならず、本社の総務が一括で管理することが難しいケースもあるでしょう。そこで、営業拠点や店舗などが全国に点在している場合には、拠点ごとにも備蓄品の管理者を決めておきましょう。社員の数が限られている場合には、使用期限や賞味期限の管理だけを本社が一括して行い、備蓄品の棚卸作業や入出庫作業、保管場所の管理を各拠点の担当者に任せる方法もあります。
▶備蓄品管理リストの作成
備蓄品の種類や数量、使用期限・賞味期限などをリストへ記載しておくのも有効な手法です。管理リストを作成しておくことで、備蓄品の期限が到来する前に消費または処分し、新たな備蓄品を入庫できます。これにより、万が一災害が発生したときに使用期限や賞味期限切れの備蓄品ばかりで使用できないといった事態を未然に防げます。
▶備蓄品管理システムの導入
紙やエクセル上の管理リストで管理する方法は手軽でコストもかかりませんが、手書きや入力の手間がかかるほか、計算ミスや期限チェック漏れなどといったヒューマンエラーの発生も懸念されます。そこで、備蓄品管理システムを導入し、管理業務を効率化する方法もおすすめです。使用期限や賞味期限が到来する前にメールで通知してくれるほか、管理担当者が変更になった際にスムーズに引き継ぎができるシステムもあります。企業における防災備蓄品の適切な管理については、「企業が行うべき防災備蓄品の適切な管理プロセスとは？」も参考になります。
システムを導入し備蓄品管理を効率化しよう
備蓄品管理の具体的な手法をいくつか紹介しましたが、管理の手間を削減したり人為的ミスを最小限に抑えたりするためには、システムの導入が極めて効果的です。しかし、採用するシステムによっては大きなコストが発生してしまい、躊躇（ちゅうちょ）する企業もあるでしょう。そこでおすすめなのが、防災備蓄品の管理ツール「サクッとkeep」です。Web会員登録をするだけで無料で利用でき、導入コストはもちろん、運用コストもかかりません。保存水・非常食などの期限が切れる前にメールでお知らせする機能のほか、期限間近の保存水・非常食の寄付申込機能、買替時のおすすめ商品提案機能などが充実しています。また、プラス株式会社ジョインテックスカンパニーで購入いただいた防災備蓄品であれば、自動的にリストへ追加されるため、入力の手間も省けます。
このような管理ツールもうまく活用しながら、備蓄品管理を効率化していきましょう。
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